生成AIに業務文書を貼る前に確認する4か所

ChatGPTなどの生成AIにメールや文書を貼るとき、本文だけ確認して終わっていないでしょうか。

氏名や会社名、連絡先などは、本文よりも署名や引用メールなどに残っていることがあります。私は貼る前に、「宛名と署名」「引用された過去のメール」「顧客名と案件名」「ログや設定情報」の4か所を確認しています。

まず、入力してよい情報かを確認する

名前を置き換えれば、どんな業務文書でも生成AIに送ってよいわけではありません。仕事で使うときは、本文に手を入れる前に次の点を確認します。

• サービスとアカウント：会社が使用を認めたサービスか。認められたアカウントで使っているか。
• 情報の種類と用途：その文書を、今回の目的で入力してよいか。社内ルールや契約上の制限はないか。
• 判断できない場合の相談先：社内の誰に、どの手順で確認するか。

個人情報保護委員会は、生成AIサービスを使うときに、入力した情報がどのように扱われるかを、利用規約やプライバシーポリシーなどで十分に確認するよう呼びかけています。

サービス側がモデル学習に使わない設定になっていても、それだけで社内の入力許可が得られるわけではありません。使ってよいサービスであっても、入力できる情報や用途が限られていることがあります。

判断できなければ、その文書はまだ貼らずに、会社で決められた連絡手段で確認します。たとえば、最初の相談は次のように書けます。

会社で使ってよいことになっている生成AIで、取引先への返信文を整えたいです。元のメールには未公開の案件情報が含まれます。この用途で入力してよい情報の範囲と、確認しておく社内ルールを教えてください。元のメールはまだAIに送っていません。

相談では、情報の種類と用途を伝えます。原文を見せる必要が出てきたら、社内ルールに従って、どこへどう送るかを確認します。

入力してよいと確認できたあとで、さらに不要な情報を減らす。 次に紹介するのは、そのために見る4か所です。

文章を渡してよいと確認したあと、氏名や連絡先を置き換える画面操作は個人情報をマスクするユースケースで見られます。Safe Privacy MaskはPC版Chromeでの置き換えを補助します。入力が許可されたかどうかを判定するものではありません。

貼る前に見る4か所

1. 宛名と署名

氏名、会社名、部署名、電話番号、メールアドレスなどが残りやすい場所です。

相談に必要なければ署名ごと外し、文章の関係を残したい場合は [担当者] や [顧客名] のように置き換えます。

2. 引用された過去のメール

返信メールの下には、以前の署名、別の担当者、過去の添付ファイル名などが残っていることがあります。

本文だけでなく、貼り付ける範囲のいちばん下まで見るのがポイントです。今回の相談に必要のない過去のやり取りは、最初から貼らないほうが簡単です。

3. 顧客名と案件名

会社名、案件名、社内システム名などは、電話番号のように決まった形をしていません。

自動的な検出だけに頼らず、「この名前は今回の相談に必要か」を確認します。必要がなければ [顧客名] [案件名] などへ置き換えます。

4. ログや設定情報

ログや設定には、APIキー、トークン、パスワードなどの認証情報が混ざることがあります。

こうした情報は、置き換えて送るのではなく、最初から送らないのが基本です。誤って有効な認証情報を送った場合は、マスクするだけでは元に戻せません。失効や再発行が必要か確認します。

名前を置き換えれば終わりではない

たとえば、

「株式会社サンプル商事の山田さんと、来週システム更改の打ち合わせをします」

を、

「[顧客名]の[担当者]さんと、来週システム更改の打ち合わせをします」

と変えても、「来週」「システム更改」という情報は残ります。

場合によっては、名前がなくても、残った情報の組み合わせから相手や案件を推測できます。

そのため、置き換えたあとでもう一度読みます。

この相談に、この情報は本当に必要か。

置き換えること自体が目的ではありません。生成AIに頼みたい作業に必要な情報だけを残し、必要のない情報は渡さない。それがいちばん単純な考え方です。

会社全体で入力できる情報や担当を確認するなら、中小企業向けセキュリティガイドに戻れます。

補足：ChatGPTの設定について

ChatGPTでは、個人向けサービスの会話がモデル改善に利用される場合がありますが、「Improve the model for everyone」をオフにすると、新しい会話をモデル改善に使わない設定にできます。

一方、ChatGPT BusinessやEnterpriseなどのビジネス向けサービスについて、OpenAIはビジネスデータを既定ではモデル学習に使用しないと説明しています。

ただし、モデル学習に使われないことと、会社の情報を入力してよいことは同じではありません。 実際に利用するときは、社内ルールと利用しているサービスの最新の条件を確認してください。

参照資料

• 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」（2023年6月2日・外部サイト）
• OpenAI「Data Controls FAQ」（外部サイト・英語）
• OpenAI「Enterprise privacy at OpenAI」（外部サイト・英語）

参照資料とChatGPTの設定に関する説明は、2026年9月13日に確認しました。