Wordの変更履歴は相手に見える —「表示しない」と削除は違う
Wordで変更履歴を「表示しない」にして保存しても、受け取った相手が開くと表示は元に戻ります。表示を消したファイルと消していないファイルを実際に作って中身を比べたところ、履歴もコメントも一件も減っていませんでした。送る前にどこを確認すればよいかをまとめます。
Wordで変更履歴を「表示しない」状態にして保存しても、受け取った相手が開くと表示は元に戻ります。実際に、表示を消したファイルと消していないファイルの2つを作って別のWordで開いてみたところ、どちらも同じように履歴とコメントが読めました。画面から消えていただけで、ファイルからは何も減っていませんでした。
変更履歴やコメントは、複数人で文書を直すために必要な機能です。残っていること自体が問題なのではありません。困るのは、残っていることに気づかないまま送ってしまうときだけです。
確認した環境
- Windows 上の Microsoft Word 16.0（ビルド 16.0.20228、Microsoft 365）
- ファイル形式は .docx
- 2026年8月6日に確認
この記事の操作は、Wordに用意されている自動操作の仕組みを使って行いました。画面のボタンを手でクリックして確かめたわけではありません。 記事に出てくるボタン名はWordから取得した正式な表記ですが、押した感触や画面の見え方までは確認していません。
Mac版、ブラウザ版、買い切り版（2021・2019など）は確認していません。
何を試したか
新しい文書を作り、変更履歴とコメントを付けてから、掃除の操作を1段階ずつ進めて6つのファイルを保存しました。そのうえで、それぞれのファイルの中身を開いて何が残っているかを数えました。
| ファイル | 挿入 | 削除 | コメント | 作成者 |
|---|---|---|---|---|
| 1. 何もしない | 0 | 0 | 0 | 入っている |
| 2. 履歴とコメントを付けた | 1 | 6 | 3 | 入っている |
| 3. 履歴を「表示しない」にした | 1 | 6 | 3 | 入っている |
| 4. 変更をすべて反映した | 0 | 0 | 3 | 入っている |
| 5. コメントを全部削除した | 0 | 0 | 0 | 入っている |
| 6. ドキュメント検査をかけた | 0 | 0 | 0 | 空になった |
「表示しない」と「削除した」は違う
表で見ていただきたいのは 2 と 3 の行 です。表示を消しただけで、数字がひとつも減っていません。
ファイルの大きさも 19,515 バイトから 19,534 バイトへ、19バイト増えました。「変更履歴を表示しない」という設定そのものが書き込まれた分です。減るどころか、少しだけ大きくなっています。
そして、この3番のファイルを別のWordで開き直すと、表示は「シンプルな変更履歴」に戻っていました。2番のファイルを開いたときとまったく同じ状態です。
表示の設定はファイルに保存されます。ただし、それは開いた側にそのまま引き継がれるものではありませんでした。ここが誤解しやすいところだと思います。手元では消えて見えるので、消したつもりになれてしまう。
変更履歴に残るのは、修正前の文章そのもの
2番のファイルで行った編集は3か所です。文章を1か所足し、1か所削り、表の行を1つ消しました。
それに対してファイルに残っていた痕跡は、挿入が1つ、削除が6つでした。操作3回に対して7個です。削除の記録には、消したはずの文字がそのまま入っています。
「3か所直しただけ」という感覚と、ファイルに残る量は一致しません。
コメントは、変更を反映しても残る
4番の行を見てください。変更をすべて反映すると、挿入と削除は0になりました。それでもコメントは3件のまま残っています。
「変更履歴を消す」操作と「コメントを消す」操作は別物でした。履歴のほうだけ処理して安心してしまうと、コメントが手つかずで残ります。
「解決」にしたコメントも消えませんでした。解決済みという印が付くだけで、中身はファイルに残ったままです。画面から見えなくなるので、消したと思いやすい部分です。
なお、コメントに付けた返信も1件のコメントとして数えられていました。コメント2件に返信1件で、ファイル上は3件です。
名前は、思っていたより深く入っている
作成者と最終更新者の名前は、5番まで残り続けました。消えたのはドキュメント検査をかけた6番だけです。
もうひとつ、試す前には想像していなかったことがありました。Wordのユーザー名を別の名前に変えてから作業したのに、ファイルに入ったのは変更前の名前でした。 Wordの設定上は新しい名前になっているのに、作成者にも、変更履歴の記録者にも、コメントの投稿者にも、元の名前が入っています。
Microsoft 365にサインインしている場合、アカウント側の名前が使われているように見えます。ただし設定の組み合わせまでは確認できていないので、原因は断定できません。ユーザー名を変えただけでは、名前が変わらない場合があるという事実だけを書いておきます。
また、コメントを1件でも付けると、投稿者を識別するための情報がファイルの中に別枠で作られていました。名前だけの話ではありません。これはコメントを全部削除すると、一緒に消えました。
残っていても問題にならない場合
ここまで読むと履歴を全部消したくなるかもしれませんが、消さないほうがよい場合もあります。
- 社内で回覧している途中の文書。誰がどこを直したか分からなくなると、レビューが成立しません
- 相手と一緒に直している契約書や仕様書。修正の経緯が見えることが前提になっています
- あとで自分が見返す下書き
変更履歴は共同作業のための機能です。社外へ完成品として出すときだけ、扱いが変わります。
送る前に確認する
確認するのは3つです。変更履歴、コメント、そして文書のプロパティ。
- 「校閲」タブを開く
- 「変更内容の表示」 で、履歴がすべて表示される状態にする。ここを切り替えても、ファイルの中身は変わりません。あくまで自分が見えるようにするための操作です
- 「変更履歴とコメントの表示」 で、どの種類の変更が表示されているかを確認する
- 消すと決めたら、「承諾」→「すべての変更を反映」。コメントは別に、「ドキュメント内のすべてのコメントを削除」
- 最後に 「ファイル」→「情報」→「配布準備」→「ドキュメント検査」。今回の検証では、ここまで実行して初めて作成者と最終更新者が空になりました
ひとつ補足があります。今回のテストでは、掃除を全部終えたあとも「変更履歴の記録」がオンのまま残っていました。つまりそのファイルを次に開いて少し直すと、また履歴が付き始めます。一度きれいにしたから安心、とはなりませんでした。
この手順で解決しないこと
- 相手の画面にどう見えるかは、相手の設定にも左右されます。 今回確認したのは、同じ端末で別のWordから開いた場合です
- Mac版、ブラウザ版、買い切り版は確認していません
- PDFに書き出したときに履歴やコメントがどう扱われるかは、今回試していません
- ドキュメント検査で消した内容を元に戻せるかどうかは確認していません
送るたびに開き直すのは、続かない
ここまでの手順は、Wordだけで完結します。特別な道具は要りません。
ただ、実際にやってみると分かるのですが、確認のために文書を開き直して表示を切り替えるという往復が毎回発生します。急いでメールを書いているときに、この往復を必ず挟める人はあまりいないと思います。私自身、忘れる前提で考えたほうが現実的だと感じました。
そこで、ファイルを添付したときに、変更履歴やコメントが残っていることだけを知らせる拡張機能を作りました。
やることは検出だけです。何かを削除したり、書き換えたりはしません。 消すかどうかは、この記事の手順どおりWord側で判断してください。ファイルを外部に送信することもありません。
同じ拡張はExcelファイルも扱います。非表示にしたシートや隠した行・列が送信先でどこまで見えるのかは、Excelで同じことを試した記事にまとめました。
道具の役割は、安全にすることではなく、見落としを減らして、送るかどうかの判断を自分の手に戻すことだと考えています。