Wordの変更履歴は「表示しない」だけでは消えない

Wordで変更履歴を「マークアップなし」にすると、画面から修正の跡が消えます。

ただし、変更履歴そのものが削除されたわけではありません。 完成版を誰かに送るときは、見た目だけで判断せず、変更履歴やコメントが残っていないか確認する必要があります。

「見えない」と「消えた」は違う

Wordの「マークアップなし」は、変更履歴を表示しないための設定です。

Microsoftも、これでは変更履歴は一時的に隠れるだけで、削除されないと案内しています。文書を開き直したり、表示方法を変更したりすると、履歴が再び見えることがあります。

変更履歴を完成版から取り除くには、「校閲」から変更内容を確認し、必要に応じて承諾または拒否します。

コメントは変更履歴とは別です。変更をすべて承諾しても、コメントが残っていれば別に削除する必要があります。

送る前に確認すること

外部へ完成版を渡すなら、元の文書は残して、送付用のコピーで確認するのがおすすめです。

まず「校閲」で変更履歴とコメントを確認します。

変更履歴を残さないなら、内容を確認したうえで承諾または拒否します。不要なコメントも削除します。

そのあと、Windows版Wordなら、

「ファイル」→「情報」→「問題のチェック」→「ドキュメント検査」

を使えます。

ドキュメント検査では、変更履歴やコメントのほか、非表示の文字や文書プロパティに含まれる個人名なども確認できます。

削除した情報を元に戻せない場合があるため、Microsoftも元文書ではなくコピーで確認することを勧めています。

最後は「送るファイル」を開く

確認が終わったら保存し、実際に送るファイルをもう一度開きます。

大切なのは、

「画面に表示されていない」ことではなく、送る必要のない情報が残っていないことを確認すること

です。

変更履歴は、共同編集では便利な機能です。常に消す必要があるわけではありません。相手と修正内容を共有する文書なら、残して渡すこともあります。

完成版として渡すのか、修正履歴を含めて渡すのか。その目的に合わせて確認してください。

補足：この記事で確認した範囲

Legacy Toolsでは、Windows版Microsoft 365 Wordの.docxファイルを使い、変更履歴の表示を消した場合、変更を反映した場合、コメントを削除した場合などを比較しました。

その範囲でも、「マークアップなし」にしただけでは変更履歴はファイルに残り、変更履歴を処理してもコメントは別に残ることを確認しています。

この記事は主にWindows版Microsoft 365 Wordを対象にしています。Mac版やブラウザ版、古いWordなどでは画面や利用できる機能が異なる場合があります。

関連する道具

Safe Attachment Checkは、Wordファイルなどをメールに添付したとき、変更履歴やコメントなどの確認材料を送信前に示すChrome拡張です。

情報を自動で削除したり、「安全」と判定したりはしません。送信前に確認するきっかけを作るための道具です。

出典

• Microsoft Support「Wordで追跡された変更を承諾または拒否する」
• Microsoft Support「Wordで変更履歴を記録する」
• Microsoft Support「Remove hidden data and personal information by inspecting documents, presentations, or workbooks」